Månadens observation #69: Return to Workplace – Återgång till arbetsplatsen

Det gick snabbt! På 1-4 dagar gick en stor del av arbetskraften från att arbeta på sin arbetsplats till att arbeta hemifrån. Det här skedde inte bara i Sverige, utan över hela världen! Hotet från Covid-19 drev den snabbaste förändringen någonsin. Inte än, men förhoppningsvis snart, kommer vi att återgå till arbetsplatserna i någon form. Den förändringen kommer inte gå lika snabbt, normalt tar det tid att ändra vanor, så det kommer att kräva mer av oss i form av Change Management. Vi behöver göra en ordentlig planering inför återgången till arbetsplatsen, vi behöver börja i tid och förmågan att vara flexibel kommer att vara viktig. 

Än så länge fortsätter Folkhälsomyndigeter att rekommendera hemarbete för de som har möjlighet. När restriktionerna väl börjar lättas upp är det viktigt att ha en plan för hur man ska låta personalen återgå till sina arbetsplatser på ett säkert sätt. Planen behöver omfatta både ”tekniska/praktiska” områden som att minimera riskerna för smittspridning och att möjliggöra fysisk distansering, men även aktiviteter för att få de anställda att känna att det är tryggt att återgå till arbetsplatsen. 

Trots att vi inte har möjlighet att kommunicera face-to-face och i fysiska möten är kommunikationen troligtvis än viktigare under Corona-pandemin än annars för att hålla de anställda uppdaterade samt för att bibehålla delaktighet och samhörighet. Många företag har genomfört informationsmöten, fika och afterwork via Teams, Skype och Zoom under våren. En del företag har valt att följa upp hur personalen upplever sin arbetssituation under hemarbetet via enkäter för att kunna agera på eventuella problem. I planeringen av återgången till arbetsplatsen måste kommunikationen med de anställda finnas med som en central aktivitet som går hand i hand med övriga aktiviteter. 

Vilka åtgärder behöver göras för att minimera riskspridningen på företaget? Hur kan fysisk distansering säkerställas? Hur ska återgången planeras med avseende på personal, baserat på yrkeskategori, avdelning, region/stad/land eller något annat? Ska återgången ske gradvis och i så fall på vilket sätt? Behöver hygien och städrutiner uppdateras? Finns nödvändig utrustning på plats? Vad gäller avseende gemensamma utrymmen, mötesrum, personalmatsalar, hissar…? Hur ser säkerheten ut för den anställde på väg till jobbet, på jobbet och i den egna arbetssituationen? Vilka rutiner och policys behöver uppdateras? 

Det här var bara några exempel på vad man kan behöva tänka igenom, planera och åtgärda inför återgången till arbetsplatsen. 

Tydlig kommunikation är viktig för att förbereda de anställda och undvika ryktesspridning. De anställda behöver informeras om vad som gäller innan de går tillbaka, hur återgången ska gå till, hur de kommer att beröras, vilka nya riktlinjer och policys som finns och var kan de hitta information. Man behöver vara beredd på att hantera frågor och oro och cheferna kan behöva stöd. 

När det blir dags att återgå till arbetsplatsen behöver man följa upp och stötta så att de nya riktlinjerna kan följas. Man behöver vara lyhörd avseende frågor eller problem kopplat till den nya situationen och beredd att agera om det finns behov av ytterligare åtgärder. En ömsesidig dialog med de anställda är viktig för att nå ett så bra resultat som möjligt och tillvarata idéer och tankar samt bygga trygghet och tillit. Sprid och uppmuntra goda exempel. 

Vi befinner oss just nu i en stor förändring och Change Management är viktigare än någonsin under Corona pandemin.

Månadens citat:

“You can’t go back and change the beginning, but you can start where you are and change the ending”.

C.S. Lewis

Mer från vår nyheter