Månadens observation #66: IT-kostnadsreduktion

IT-kostnaden varierar oftast mellan 1-10% av kostnadsmassan i företag och organisationer. I tider av stor förändring är det viktigt att göra rätt sak och göra det i rätt tid. Turbulens i vår omvärld leder till kostnadsprioriteringar. Accelererande digitalisering påverkar såväl tekniskt som i form av förändrade processer.

I tider som dessa behöver vi se över våra IT-kostnader, något som dock ofta visar sig vara svårt. Vi har långsiktiga behov av förändringar men kortsiktiga krav på att minska kostnader. Vi sitter fast i långa avtal och strukturer. Delar av verksamheten drar år olika håll. Hur skall vi agera? Vem skall bestämma? Det är en utmaning men vi vet att det går – ett av Sveriges största bolag halverade sin IT-kostnad och gjorde miljardbesparingar under en tidigare krisperiod.

Vad är då IT-kostnader? Det är lätt att titta på IT-avdelningens budget och tro att man hittar svaret där. Erfarenheten är dock att i storleksordningen 50% av den externa kostnaden ligger utanför IT-avdelningen. Dessutom drar verksamheten mer interna resurser vid genomförande än IT-avdelningen, ”change management”. Det gäller därför att förstå nuläget (Bas) och vilka element man vill påverka för att nå en ny nivå, se exempel nedan.

Kostnadsrationalisering sker ofta i två steg:

  1. Omedelbara/akuta insatser
    1. Stoppa projekt
    2. Permittera personal och minska konsultkostnader
    3. Anpassa drift och underhåll efter rådande omständigheter
  1. Förändringar av strategi, struktur och process
    1. Se över ”governance” och resursallokering
    2. Styr utifrån verksamhetens behov och dra nytta av digitaliseringens rationaliseringskraft
    3. Konsolidera applikationer och infrastruktur
    4. Förhandla långsiktiga lösningar och SLAer.

Teamet som jobbar med neddragning av IT-kostnader bör bestå av representanter från följande områden:

  • Verksamhet och process
  • Personer från IT-organisationen samt externa experter
  • IT-inköp
  • Facilitator och projektledning

Facilitatorns roll är avgörande för resultat och tidplan, det är samarbete mellan de olika delarna och ett holistiskt synsätt som gäller!

Citat:“Most of us spend too much time on what is urgent and not enough time on what is important.” – Stephen Covey

Mer från vår nyheter