IT-kostnaden varierar oftast mellan 1-10% av kostnadsmassan i företag och organisationer. I tider av stor förändring är det viktigt att göra rätt sak och göra det i rätt tid. Turbulens i vår omvärld leder till kostnadsprioriteringar. Accelererande digitalisering påverkar såväl tekniskt som i form av förändrade processer.
I tider som dessa behöver vi se över våra IT-kostnader, något som dock ofta visar sig vara svårt. Vi har långsiktiga behov av förändringar men kortsiktiga krav på att minska kostnader. Vi sitter fast i långa avtal och strukturer. Delar av verksamheten drar år olika håll. Hur skall vi agera? Vem skall bestämma? Det är en utmaning men vi vet att det går – ett av Sveriges största bolag halverade sin IT-kostnad och gjorde miljardbesparingar under en tidigare krisperiod.
Vad är då IT-kostnader? Det är lätt att titta på IT-avdelningens budget och tro att man hittar svaret där. Erfarenheten är dock att i storleksordningen 50% av den externa kostnaden ligger utanför IT-avdelningen. Dessutom drar verksamheten mer interna resurser vid genomförande än IT-avdelningen, ”change management”. Det gäller därför att förstå nuläget (Bas) och vilka element man vill påverka för att nå en ny nivå, se exempel nedan.
Kostnadsrationalisering sker ofta i två steg:
- Omedelbara/akuta insatser
- Stoppa projekt
- Permittera personal och minska konsultkostnader
- Anpassa drift och underhåll efter rådande omständigheter
- Förändringar av strategi, struktur och process
- Se över ”governance” och resursallokering
- Styr utifrån verksamhetens behov och dra nytta av digitaliseringens rationaliseringskraft
- Konsolidera applikationer och infrastruktur
- Förhandla långsiktiga lösningar och SLAer.
Teamet som jobbar med neddragning av IT-kostnader bör bestå av representanter från följande områden:
- Verksamhet och process
- Personer från IT-organisationen samt externa experter
- IT-inköp
- Facilitator och projektledning
Facilitatorns roll är avgörande för resultat och tidplan, det är samarbete mellan de olika delarna och ett holistiskt synsätt som gäller!
Citat:“Most of us spend too much time on what is urgent and not enough time on what is important.” – Stephen Covey
