Månadens observation -#72 – IT avdelningen behöver fungera som en manet

Det nya arbetssätt som blivit ett resultat av pandemin med stor del arbete hemifrån, digitala möten m.m. har skapat många både utmaningar och möjligheter. Vissa delar av arbetet underlättas när de anställda får arbeta mer ostört från sina hemmakontor, medan andra delar blir svårare när de anställda inte på samma sätt kan träffas live för att diskutera och rita på whiteboarden för att vrida och vända på komplexa utmaningar.

I en presentation från Gartner nyligen beskrevs hur IT funktionerna på bolag som vill frodas trots pandemin behöver fungera som maneter. Maneterna har en förmåga där deras tentakler kan agera oberoende av varandra eller begära assistans av sina grannar, men där delarna sammantaget ändå blir en koordinerad helhet trots att maneterna faktiskt saknar en central hjärna.

På samma sätt behöver de olika delarna av organisationerna kunna agera självständigt när delar av den dagliga kontakten och avstämningarna med team runt omkring måste ske på andra sätt. De stora utmaningarna blir givetvis att fortsätta att dra åt samma håll, trots att kollegorna inte ses runt kaffemaskinen som de gjort tidigare. De olika teamen och delarna i organisationen behöver fungera som små självständiga enheter som själva kan svara på hot och utmaningar eller dra nytta av möjligheter som visar sig.

Den stora utmaningen blir att inte hamna för nära manetens beteende att ofta driva med strömmen och därmed låta slumpen avgöra vilken väg maneten tar. På samma sätt som team sedan tidigare har en risk att optimera sin egen del lite för bra kontra helheten, blir den centrala styrningen och övergripande koordineringen mellan olika team ännu viktigare i en tid där skvallret runt kaffemaskinen inte längre är samma naturliga del av vardagen.

För grupper med redan uppbyggda relationer kan distansarbetet göra samarbetet svårare än normalt, men de befintliga relationerna kan underlätta förändringen då det är lättare att förstå varandra trots de delar av kommunikationen som går förlorade över halvtaskiga uppkopplingar och pixliga videolänkar. 

Utmaningen blir desto större i nya grupperingar. Omorganisationer snurrar på som aldrig förr, och nya projekt och initiativ dras igång oavsett pandemi eller ej. Att knyta nya kontakter och bygga relationer och ömsesidiga förtroenden blir en rejäl utmaning trots den digitala tekniken. För att inte tala om hanteringar av gruppdynamik och konflikter.

Vi behöver alla anstränga oss extra och aktivt ta oss tid till virtuella kaffepauser och möten med videosamtal där vi faktiskt ser varandra för att ha en möjlighet att bygga de relationer vi behöver för att kunna vara effektiva i vår arbetsvardag. Om företagen som helhet ska ha en chans att fungera som en manet så behöver vi som kroppsdelar i maneten (olika team eller arbetslag) och som enskilda celler (individer) kanske inse våra begränsningar och dra nytta av det som trots allt gjorde att vi människor en gång tog klivet ner från träden och började organisera oss. Vår förmåga att läsa av varandra och att vårt sociala samspel gjorde att vi genom att samarbeta kunde uppnå stordåd.

Citat

Humans are social beings, and we are happier, and better when connected to each other – Paul Bloom

Mer från vår nyheter